Importance de la gestion des documents administratifs pour les entreprises

Une bonne gestion des documents n’est pas un processus qui se crée de manière organique. C’est un système aux multiples processus qui aident l’entreprise à suivre chaque pièce d’information dès le moment où elle est créée, jusqu’à sa destruction. Parmi les objectifs recherchés lors de l’implantation d’un programme de gestion des documents on peut citer:
  • La sécurité de l’information ;
  • La préservation des dossiers vitaux ;
  • La conformité réglementaire ;
  • Le contrôle des dépenses générales ;
  • Les processus de retrait.

La sécurité de l’information

La sécurité de l’information est l’un des objectifs clé d’un programme de gestion des documents administratifs. Si l’information est volée et/ou mal utilisée, l’impact sur l’entreprise est ressenti au niveau de :

  • Fiabilité légale
  • Perte de clients
  • Dommages à la marque
  • Perte de revenus

Les papiers et les dossiers digitaux doivent être protégés contre les menaces internes et externes. Mais quel est le meilleur moyen de s’y prendre ?

L’entreposage hors site professionnel offre une solution afin de contrôler l’accès à l’information. Les documents papier et les médias contenant des fichiers digitaux sont entreposés dans des locaux dont les accès sont strictement réglementés. Seuls les membres autorisés du personnel sont en mesure de demander de l’information et une technologie de code barre permettrait le suivi de l’inventaire de façon à ce que tout retrait ou ajout soit contrôlé.

La préservation des dossiers vitaux

Les dossiers vitaux sont des documents qui répondent aux critères suivants :

  • Ils sont essentiels à la survie de votre organisation
  • Ils fournissent la preuve de la position légale et financière de votre entreprise
  • Ils préservent les droits et les réclamations de votre organisation et de ses actionnaires

Puisque plusieurs dossiers vitaux sont conservés de façon permanente, ils devraient être entreposés dans un environnement conçu pour les protéger contre les dommages. Un programme de gestion des documents incorpore des stratégies qui assurent que les dossiers d’affaires vitaux sont conservés dans des conditions optimales et les protège contre les dommages physiques et le vol.

Les aires d’entreposage ne devraient contenir ni poussière, ni débris, ni animaux nuisibles. Les sous-sols et greniers, qui sont particulièrement sujets à la moisissure et aux fuites d’eau, devraient être évités. Plutôt, un centre d’entreposage des documents professionnel offre un environnement propre, sécuritaire et anti-désastre. La prévention du feu et les systèmes de sécurité avec surveillance ajoutent une couche supplémentaire de protection pour tous les documents d’affaires vitaux.

La conformité réglementaire

Les finances, la comptabilité et les soins de la santé sont seulement quelques-unes des secteurs qui doivent répondre aux standards réglementaires canadiens pour la protection de l’information. Les entreprises qui opèrent au-delà des frontières sont aussi sujettes aux lois internationales, telles que Sarbanes-Oxley (SOX). Un programme de gestion des documents assure la conformité réglementaire grâce à :

  • L’adhérence à des horaires de rétention
  • De strictes procédures en matière de chêne de manutention
  • La documentation des méthodes de destruction finales des documents physiques et des données électroniques

Le contrôle des dépenses générales

La gestion des documents peut être un outil efficace afin de réduire les dépenses générales. Lorsque l’entreposage hors site des archives est combiné avec la destruction planifiée des dossiers obsolètes, les aires de bureaux auparavant utilisées pour l’entreposage peuvent être converties de centre de coûts en des espaces générateurs de profits.

Lorsque l’information sur support papier devra être conservée, la conversion de documents papiers en fichiers digitaux est une autre stratégie de gestion des documents qui permet d’éliminer les dépenses internes d’entreposage et ainsi mieux contrôler les dépenses générales.

Les processus de retrait de fichiers rationalisés

L’efficacité améliorée est un autre des bénéfices d’un programme de gestion des documents. Sans le catalogage et l’indexation adéquats, les fichiers sont mal placés et difficiles à retrouver. La gestion des documents vous permet de conserver des documents bien identifiés, organisés et suivis afin de permettre une meilleure localisation et livraison. Les fournisseurs d’entreposage et de gestion des documents offrent des services professionnels de retrait des documents et diminuent les coûts administratifs internes et permettent de mieux vous concentrer sur les compétences principales.

Vous avez accès à nos stagiaires, nos professeurs et notre équipe administrative afin de vous répondre à vos questions en cas de besoin.

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